Les fichiers contenus dans l’ordinateur professionnel sont réputés avoir un caractère professionnel. A de nombreuses reprises, la Cour de cassation a précisé les limites concernant l’accès aux ordinateurs professionnels des salariés.
Les fichiers créés par le salarié à l’aide de l’outil informatique mis à sa disposition par l’employeur pour les besoins de son travail sont présumés avoir un caractère professionnel.
L’employeur est donc en droit de les ouvrir hors présence de l’intéressé, sauf si le salarié les a identifiés comme étant personnels. Ainsi, les dossiers et fichiers informatiques dénommés « personnel », « perso » ou « privé » ne peuvent pas être consultés sans la présence du salarié (sauf cas d’urgence).
Ne sont pas considérés comme personnels, les fichiers contenus :
- dans un dossier portant le nom du salarié ;
- dans « mes documents » ;
- dans un dossier « confidentiel ».
Les documents détenus par un salarié dans son bureau sont présumés professionnels. Cette présomption s’applique également aux documents que le salarié laisse dans le bureau qu’il occupe dans l’entreprise.
En effet, la Cour de cassation considère que les documents détenus par un salarié dans le bureau de l’entreprise sont présumés professionnels. L’employeur peut donc également en prendre connaissance même hors présence de l’intéressé, sauf s’ils sont identifiés comme étant personnels. Ainsi un employeur qui avait consulté le contenu d’une enveloppe qui ne portait aucune mention relative à son caractère personnel et se trouvait dans un tiroir non fermé à clé était dans son bon droit.
L’employeur peut donc consulter aussi bien les dossiers se trouvant sur le bureau de ses salariés, que ceux contenus sur l’ordinateur professionnel de ceux-ci, dès lors qu’ils ne sont pas estampillés « personnel ».